Rimborso chilometrico al dipendente: quando viene tassato

Non sempre l'indennità concessa al dipendente o al libero professionista è deducibile: ecco alcune informazioni utili da sapere

rimborso chilometrico al dipendente

Sono diverse le persone abituate a spostarsi anche per lunghi chilometri per motivi di lavoro. In molte situazioni un dipendente può usufruire di un rimborso chilometrico erogato dall’azienda, ma che finiscono per essere oggetto di tassazione.

Rimborso chilometrico al dipendente: cos’è

Il rimborso chilometrico dipendenti è un’indennità che l’azienda eroga a titolo di rimborso al lavoratore o professionista che utilizzi il proprio veicolo nello svolgimento dell’attività lavorativa.

L’importo da versare deve essere deciso sulla base di uno specifico calcolo. E’ necessario procedere alla determinazione del fringe-benefit. Con questo termine si indica la  retribuzione in natura che deriva dalla concessione in uso di un veicolo aziendale ai propri dipendenti.

Rimborso chilometrico al dipendente: come calcolarlo

Ogni anno l’Agenzia delle Entrate aggiorna le tabelle relative alla modalità con cui calcolare il rimborso chilometrico. La situazione può riguardare professionisti e lavoratori dipendenti. I costi vengono calcolati tenendo presenti due fattori. E’ fondamentale specificare i costi proporzionali all’utilizzo, cioè quelli legati all’utilizzo del mezzo (carburante, spese di manutenzione, riparazioni e pneumatici). Non si devono dimenticare anche i costi non proporzionali, ovvero quelli che non dipendono dall’uso della vettura (bollo, assicurazione). Sono esclusi invece i costi accessori, ovvero parcheggi e pedaggi.

Per le trasferte effettuate al di fuori del Comune di residenza sono previsti tre distinti sistemi di tassazione in ragione del tipo di rimborso (analitico, forfetario o misto) scelto.

I rimborsi chilometrici erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un Comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro, sono esenti da imposizione. Il datore di lavoro dovrà comunque certificare gli spostamenti effettuati con apposita docimentazione.

Se la distanza tra la residenza del dipendente e la destinazione è inferiore rispetto alla sede lavorativa il rimborso deve essere considerato non imponibile.

In caso invece di percorso con distanza superiore la differenza è da considerarsi reddito imponibile. A stabilirlo è l’articolo 51, comma 1, del TUIR.

Rimborso chilometrico al dipendente: la tassazione

Come detto, il rimborso chilometrico al dipendente è soggetto a tassazione. Ma qual è l’importo? Questo varia in base al tipo di trasferta.

Il rimborso è soggetto a tassazione  se la trasferta avviene all’interno del Comune in cui si trova la sede di lavoro. Il rimborso è invece deducibile se la trasferta avviene al di fuori del Comune in cui ha sede l’azienda.

Nelle trasferte extra-comunali, a partire dall’abitazione, se il rimborso è inferiore a quello calcolato a partire dalla sede di lavoro non viene considerato reddito imponibile e non è soggetto a tassazione. Se è maggiore, viene invece riconosciuto un rimborso complessivo per un importo eccedente rispetto a quello da considerare esente.

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