La scheda carburante è un documento introdotto dalla normativa nel lontano 1977 che ha come obiettivo quello di attestare a fini di deduzione fiscale del costo sostenuto e detrazione IVA, tutti gli acquisti fatti da imprese e professionisti per carburanti per autotrazione utilizzati per espletare le funzioni legate alla rispettiva attività. La correttezza della registrazione all’interno della scheda e la sua corretta compilazione, sono fondamentali per la sua validità fiscale ed è quindi importante che tale redazione sia fatta con cura, particolare non secondario se si considera il fatto che essa deve essere fatta ogni volta che viene effettuato il rifornimento e quindi, in generale, presso impianti ed in circostanze diverse.
Scheda editabile e scheda in PDF
Tale compilazione corretta, richiede alcuni dati imprescindibili: prima di tutto gli estremi necessari alla indiscutibile individuazione del veicolo oggetto ed in particolare la marca, il modello, la targa o il numero di telaio. L’assenza di uno solo di questi attributi nell’intestazione della scheda, la rende inutilizzabile ai fini fiscali. Altri dati obbligatori per l’intestazione della scheda, oltre all’anno e al periodo di riferimento, sono i dati del professionista o dell’impresa che presentano la dichiarazione, sostanziati con ditta per le imprese individuali, ragione sociale e denominazione per la società, nome e cognome o estremi dello studio associato per i professionisti. Inoltre va indicato il domicilio fiscale ed il numero della partita IVA. Se l’acquisto è effettuato da dipendenti di una impresa che utilizzano un’auto propria per svolgere attività legate al proprio lavoro, vanno indicati anche i dati del dipendente intestatario della vettura. In più, se il veicolo è intestato ad una impresa, sulla scheda occorre anche indicare i chilometri effettivamente percorsi dal veicolo nel periodo di riferimento, per permettere all’Amministrazione finanziaria di verificare l’effettiva coerenza del valore della scheda rispetto all’utilizzo dichiarato. Di seguito una versione della Scheda Carburante 2015 in PDF ed una Scheda carbirante 2015 versione editabile.
Scheda carburante ed impianti self service.
Veniamo infine ai dati che occorre inserire per ciascun rifornimento: devono essere indicati la data del rifornimento, il prezzo pagato comprensivo di IVA, i dati del gestore dell’impianto riportati anche tramite timbro e, obbligatoriamente, la firma dell’operatore che ha effettuato il rifornimento. L’obbligatorietà della firma rende difficoltosa, come si può immaginare, la compilazione della scheda in presenza di rifornimenti in impianti self service. A tale proposito la legislazione è controversa e la circolare attuativa del novembre 2012 non affronta la tematiche dei rifornimenti self service, lasciandone la regolamentazione alla evidentemente non attuale, norma del 1998. Secondo questa norma, in sede fiscale l’attestazione dell’acquisto può essere fatta, nell’impossibilità di redigere la scheda per assenza dell’operatore all’impianto, o attestando l’utilizzo di carte di credito, debito o prepagate o richiedendo al gestore la successiva emissione di un documento di fatturazione utilizzando i buoni di consegna emessi dall’impianto automatico stesso. Va detto però che in altra parte della legge, da un lato la mancanza dell’indicazione di targa e modello nella transazione di pagamento automatico potrebbe portare ad un non riconoscimento del costo da parte del fisco, dall’altro con il DPR 444/1997 viene fatto divieto ai gestori di emettere fattura per la vendita di carburante. Stando dunque alla non linearità delle norme, è buona norma considerare la sola scheda carburante il metodo “sicuro” per attestare la spesa a fini fiscali, escludendo quindi il self service da tale riconoscibilità.
