Auto aziendale: quando è legale installare il GPS

La geolocalizzazione di un veicolo aziendale è un aspetto di fondamentale importanza che non deve mai essere sottovalutato

L’integrazione tra veicoli aziendali e tracciamento degli spostamenti sembra essere una pratica consolidata e immutabile. I datori di lavoro possono avere la necessità di monitorare i movimenti dei dipendenti, che a loro volta possono trarne vantaggi in termini di sicurezza. I datori di lavoro stessi possono ottenere informazioni utili per le esigenze statistiche dell’azienda, come ad esempio il monitoraggio dei tempi delle operazioni.

Ma come esamineremo in questo articolo, la questione delicata riguarda il trattamento dei dati personali. Esistono numerose disposizioni sulla privacy in vigore e il legislatore ha aggiornato la normativa più volte. Senza dimenticare le sentenze dei tribunali che hanno colmato le lacune normative. Approfondiremo quindi la questione per capire cosa si intende per veicolo geolocalizzato e, soprattutto, quando l’uso del GPS installato nell’auto aziendale viola la privacy.

GPS nell’auto aziendale, quando è legale

La geolocalizzazione di un veicolo aziendale è un aspetto di fondamentale importanza che non deve mai essere sottovalutato. La legislazione in vigore stabilisce requisiti specifici per il tracciamento della posizione dei veicoli dotati di sistemi GPS sulle strade. L’ambito normativo è soggetto a continui aggiornamenti e si concentra principalmente sul trattamento dei dati personali. Si tratta di una questione estremamente delicata che coinvolge il concetto di privacy.

L’installazione di un dispositivo di questo tipo è consentita solo previo accordo tra il datore di lavoro e le rappresentanze sindacali dei lavoratori all’interno dell’azienda. Ma esistono delle eccezioni per le aziende con più unità produttive sul territorio, poiché l’accordo deve essere raggiunto con le organizzazioni sindacali più rappresentative a livello nazionale. Nel caso in cui sia ottenuta l’autorizzazione, il datore di lavoro può installare le soluzioni ritenute più idonee per proteggere il patrimonio aziendale o per specifiche esigenze organizzative, produttive e di sicurezza sul lavoro, compresi i dispositivi GPS a bordo dei veicoli aziendali, sempre nel rispetto delle norme sulla privacy.

È possibile che le parti non riescano a raggiungere un accordo sull’installazione di un dispositivo GPS all’interno di un veicolo aziendale. In questo caso, esiste un’alternativa che prevede l’ottenimento dell’autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro. Dal punto di vista operativo, per ottenere tale autorizzazione, l’azienda deve presentare una richiesta accompagnata da un progetto che illustra l’utilizzo dei dispositivi per il controllo del veicolo.

Occorre tenere in considerazione il riferimento normativo rappresentato dallo Statuto dei lavoratori, che consente l’utilizzo delle informazioni raccolte per tutte le finalità connesse al rapporto di lavoro, a condizione che venga fornita al lavoratore un’adeguata informazione sulle modalità di utilizzo degli strumenti e sulla modalità di esecuzione dei controlli.

Infine, ma non meno importante per quanto riguarda l’installazione di un dispositivo GPS all’interno di un veicolo aziendale, è necessario considerare il Codice della privacy. Questo insieme di norme disciplina l’attività di monitoraggio e l’utilizzo dei dati. Le informazioni raccolte in modo illegittimo non possono essere utilizzate per alcun scopo collegato al rapporto di lavoro.

Auto aziendale, GPS e privacy

La frammentazione normativa in materia rende comprensibile come la questione dell’utilizzo del GPS all’interno di un veicolo aziendale e la sua relazione con la privacy siano spesso motivo di controversie tra datore di lavoro e lavoratori. Il punto centrale su cui si concentrano i contrasti è chiaro: quando l’installazione del GPS nell’auto aziendale viola la privacy?

Quando il trattamento dei dati personali del conducente del veicolo viola le normative vigenti? Quando la geolocalizzazione dell’auto aziendale mediante un dispositivo GPS può considerarsi illegittima? Un primo aspetto fondamentale da sottolineare riguarda la posizione del veicolo, che non dovrebbe essere tracciata dal responsabile del trattamento dei dati personali, ossia il datore di lavoro. Al contrario, il monitoraggio dovrebbe essere limitato alle effettive necessità.

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